“Eccellere nella gestione del tempo al giorno d’oggi è una delle abitudini chiave delle persone di successo”, ad un certo punto questa idea è diventata popolare in tutto il mondo. Ma poi ci siamo accorti che esagerare con il Time Management porta ai risultati piuttosto gravi: stress, ansia, esaurimento emotivo… A questo punto sono arrivati i coach americani a proporre un’alternativa: gestire l’energia anziché il tempo.
La giornalista del SM Olga Bezdeleva ci racconta cos’è il sistema dell’Energy Management, come applicarlo e a chi potrebbe essere utile. Inoltre, Olga ha vissuto cinque giorni seguendo le regole dell’Energy Management e ora condivide questa esperienza con noi.
Time Management vs. Energy Management: qual’è la differenza
Idea principale
L’idea principale del Time Management è gestire il tempo. In realtà funziona raramente al 100%. E’ troppo presuntuoso pensare di poter gestire una risorsa così essenziale come il tempo. Accadono sempre degli imprevisti che non possiamo evitare. A volte la giornata inizia male e poi va sempre peggio.
L’Energy Management invece prevede la gestione delle proprie energie. Il nostro corpo è un meccanismo complesso con i suoi bioritmi. Il livello di energia cambia durante la giornata in base a mille condizioni, spesso fuori dal nostro controllo (tempo, umore, salute, circostanze esterne). Il sistema di Energy Management ti insegna ad utilizzare le proprie risorse razionalmente e con cura.
Produttività
Aumentare la produttività è l’obiettivo principale del Time Management. Nel mondo dove tutti vogliono essere efficienti e perfetti bisogna raggiungere gli obiettivi a tutti i costi. Molto spesso questa ossessione porta all’esaurimento nervoso o alla stanchezza cronica. “Devo per forza completare questo lavoro, visto che ho pianificato di finirlo oggi! Non importa se sono stanco ed è notte fonda…” Ti suona familiare?
Per l’Energy Management invece la produttività è il risultato naturale della corretta gestione delle energie. Quanta energia ti serve per raggiungere l’obiettivo? In quale momento della giornata potresti farlo meglio? Devi per forza finire tutto in un giorno o puoi dividere il lavoro in più tappe? Ogni giorno avrai risposte diverse.
Scoprendo i momenti della giornata in cui siamo più produttivi, si può fare di più in meno tempo. Se un giorno non riesci a lavorare con il solito ritmo, non devi preoccuparti, potrai recuperare negli altri giorni della settimana.
Pianificazione
Pianificazione della giornata è uno degli strumenti principali per il Time Management. Agenda, liste delle cose da fare, app speciali, calendario… E il momento migliore è quando puoi cancellare un compito completato dalla lista. In una giornata lavorativa per prima cosa bisogna pianificare tutte le attività e metterle in ordine di urgenza.
A volte ci vuole così tanto tempo per fare le liste e compilare le tabelle, che alla fine non ce n’è più abbastanza per lavorare.
L’Energy Management non nega l’idea della pianificazione. Ma secondo questa filosofia, non bisogna darle troppo peso, è più utile invece analizzare la giornata nel complesso e stabilire le priorità. Non è importante in che ordine e in che orario fai le cose pianificate, basta farle bene e senza provocare danni a te stesso.
Orari
Il Time Management prevede gli orari piuttosto rigidi. O sei tu a gestire il tempo o è il tempo a gestire te! In teoria dovremmo sempre alzarci presto, di buon umore e metterci al lavoro con tanta energia (ma non è così semplice, soprattuto d’inverno). Oltre al lavoro devi assolutamente trovare il tempo per la famiglia, gli hobby e le attività sportive.
Anche l’Energy Management dice che gli orari sono importanti e non ti consiglierà mai di dormire fino a mezzogiorno. Però secondo questa filosofia, devi essere flessibile e cambiare i programmi in base alle tue esigenze e non al contrario. A volte dormire un’ora in più oppure organizzare all’ultimo momento un incontro con gli amici ti da le forze necessarie per affrontare le sfide lavorative.
Motivazione
Secondo la filosofia del Time Management devi costantemente cercare la motivazione e sviluppare la tua forza di volontà. Ma vivere facendo costantemente degli sforzi enormi è molto triste. Ogni volta quando non riesci a rispettare il programma stabilito ti provoca stress e ansia. Un po’ alla vota dimentichi il senso dei tuoi sforzi e non hai più passione per andare avanti.
L’Energy Management vede la motivazione come una forma del sano egoismo. “Apprezzo e rispetto il mio tempo e i miei sforzi. Mi piace sentirmi bene, avere tanta energia e raggiungere i miei obiettivi senza stancarmi troppo. Il mio benessere, la mia salute e la mia felicità sono la mia più grande motivazione”. Uno dei principi fondamentali dell’Energy Management consiste nel creare delle buone abitudini che ti aiutano a prenderti cura di te stesso.
Come applicare l’Energy Management
Prenditi cura di te stesso. Vedi di dormire abbastanza. Mangia bene e sano. Organizzati per fare un po’ di attività fisica (anche 20 minuti di stretching o una passeggiata sono sempre attività fisiche). Prova la meditazione o altre tecniche di rilassamento. La famosa alternanza lavoro/riposo funziona davvero, e le buone abitudini aiuteranno nei giorni quando avrai poca energia.
Crea una piacevole routine mattutina. Può includere una buona colazione, un caffè al bar per strada, una passeggiata con il cane, un po’ di yoga, 15 minuti per scrivere nel diario… Dipende da quello che ti piace. Anche guardare gli uccellini alla finestra può essere molto rilassante. Ovviamente in pochi possiamo permetterci una ‘morning routine’ di tre ore come fanno certi blogger su Youtube. Ma anche piccole cose piacevoli aiuteranno a stabilire un tono positivo che durerà tutto il giorno.
Metti finalmente in ordine la tua postazione. Non è per niente bello lavorare con una scrivania in totale disordine. Via tutti i vecchi foglietti di carta, confezioni di caramelle vuote e tazzine di caffè. Cosa ti serve veramente per lavorare o studiare? Uno spazio ordinato aumenta la tua capacità di concentrazione.
Cerca di capire come passi quelle famose due-tre ore che mancano sempre. A leggere i post su Facebook? A guardare immagini divertenti su Instagram? A chattare continuamente con gli amici? Non devi smettere di fare tutto questo, basta che ti ricordi di limitare il tempo per il divertimento durante una giornata lavorativa.
Know your limits. Hai dormito bene, sei pieno di energia e pronto a conquistare il mondo? Benissimo, allora ti aspetta una giornata di lavoro intensa e produttiva! Ti senti come uno zombie? 12 ore davanti al computer possono solo peggiorare la situazione.
Fai delle pause. Non i soliti dieci minuti per una sigaretta con i colleghi. Trova un modo per per distrarti un attimo dal lavoro e rilassarti. Fai una passeggiata, annaffia le piante, telefona alla mamma. Fare delle pause durante la giornata lavorativa aiuta ad aumentare la produttività.
Trova il tempo per i tuoi hobby. Durante la settimana cerca di fare qualcosa che ti appassioni e aiuta a sentirti più realizzato. Pensa ai tuoi vecchi hobby o trovane uno nuovo (andare in bicicletta, fare degli oggetti in ceramica, leggere i libri, fare la maglia, provare un nuovo tipo di sport, studiare una lingua straniera…), Coltivare i propri interessi fa bene alla mente e allo spirito e aiuta a ricaricare le energie necessarie per il lavoro e per lo studio.
Treat yourself. Complimenti! Oggi hai fatto tutto quello che potevi fare. Cerca di premiare te stesso/a dopo aver completato una cosa importante (con una tazza di tè aromatico, un video su Youtube che volevi vedere da tanto, un bagno caldo…) Viziati un po’!
La mia esperienza con l’Energy Management
Chi sono. Attualmente lavoro in smart working, sto facendo il master universitario e ovviamente ho mille altre cose da fare. Non ho orari di lavoro fissi, ma a volte rimango davanti al computer fino a mezzanotte. Mi piacerebbe riuscire a fare tutto durante i giorni feriali per avere i week end liberi.
E’ evidente che la pianificazione rigida non fa per me. Ecco perché ho deciso di provare ad applicare le tecniche di Energy Management per una settimana. Ecco a voi i risultati.
Giorno 1
Ho deciso di alzarmi alle 8 e dedicarmi alla preparazione per le esami fino al mezzogiorno. Ma la sera prima sono andata a letto tardi, quindi ho dormito poco e non avevo voglia di fare niente. Volevo solo guardare i video su Youtube bevendo un tè. Ed è stato quello che ho fatto anche se mi sentivo in colpa. Più tardi sono uscita a fare una passeggiata e ho preparato il pranzo. All’improvviso intorno alle 15 mi sono sentita piena di energia, e ho passato tutto il pomeriggio studiando, leggendo e lavorando in maniera molto efficace.
Note to self: andare a letto prima, altrimenti la giornata è rovinata.
Giorno 2
Mi sono svegliata senza la sveglia, fresca e pimpante. Per tutta la mattina ho lavorato, perché avevo tanta energia. Alla fine ho fatto la stessa quantità di cose come ieri, ma ho potuto tranquillamente dedicare il resto della giornata ad una passeggiata e alla lettura dei libri non universitari.
Note to self: chi lavora bene, riposa bene.
Giorno 3
Oggi non mi sento tanto bene, ho voglia di riposare. Decido quindi di fare il minimo indispensabile e poi rilassarmi. Se più tardi avrò più energie, farò anche altre cose. Alla fine succede la stessa cosa del primo giorno e sono molto contenta.
Note to self: l’energy management non è un permesso ufficiale per non fare niente, ma un metodo per organizzare la tua vita. Non è adatta alle persone che non hanno mai voglia di lavorare e non riescono ad organizzarsi da soli, senza il controllo del capo o dell’insegnante.
Giorno 4
Quando ha suonato la sveglia, non ce la facevo ad alzarmi, quindi ho spostato tutte le cose che volevo fare in mattinata al pomeriggio. E non ho sentito (quasi) nessun rimorso. Vedo già che durante questa settimana riesco a fare la stessa quantità di lavoro come se avessi rispettato tutti gli orari, ma mi sento molto meglio.
Note to self: la flessibilità è importante, ma lo è anche la disciplina. Avrei voluto stare a letto navigando su Instagram per un paio d’ore in più, ma in questo caso sarebbe stato non più l’energy management, ma pura pigrizia.
Giorno 5
Ho avuto una giornata lavorativa intensa con una pausa di due ore a metà. In totale sono contenta dei risultati di questa settimana. Applicando le tecniche dell’energy management sono più tranquilla, dormo meglio, mi preoccupo di meno delle cose che devo fare. Ma a volte devo comunque fare uno sforzo per mettermi al lavoro anche se non ne ho tantissima voglia.
Note to self: l’energy management è un ottima filosofia per quelli che vogliono avere il famoso ‘work-life balance’, lavorare bene e godersi la vita. Ma la regola più importante di questo metodo è ricordare che l’unico responsabile per i tuoi risultati sei tu.
